Nabídka výkonných CRM/DMS řešení je na dnešním globálním trhu velmi dobře pokryta. Konkurence je obrovská a výrobci těchto podnikových nástrojů se předhánějí ve vymýšlení stále nových marketingových taháků, abyste i vy upřednostnili právě produkt z jejich dílny. Stačí jen zabrouzdat třeba na populární internetové blogy věnující se problematice s CRM a DMS systémy, kde inzerce konkrétních produktů a značek útočí doslova ze všech koutů. Bohužel o to složitější je situace pro potenciálního klienta, který uvažuje o nákupu či upgradu svého stávajícího CRM/DMS, ale nedokáže posoudit, který by mu vyhovoval nejlépe. Odtud se dostáváme k prvnímu kroku, který byste měly učinit, a tím je identifikace vašich potřeb.
1. Identifikujte své potřeby
Volba správného CRM a DMS sytému zcela závisí na potřebách vaší organizace a na tom, čeho vůbec implementací těchto systémů chcete dosáhnout. Ideální je, pokud si ještě před začátkem hledání sepíšete seznam všech problémů a potřeb, které chcete vyřešit v rámci své CRM/DMS strategie. V této souvislosti je dobré zmínit, že pokud se poptávající firma v problematice dostatečně dobře neorientuje, nemusí být vůbec schopna své požadavky správně definovat, což v praxi vůbec není nikterak ojedinělý případ. Přesně na takovou situaci by měl být každý dodavatel připraven a nabídnout bezplatnou konzultaci a analýzu vašich potřeb. Nebo se také můžete obrátit na nezávislou konzultační firmu či recenze na odbornějších internetových fórech. Někdy stačí prohlédnout si detailní seznam funkcí DMS a CRM systému a u každé si říct, zda je to něco, co byste využili.
2. Vyberte správného dodavatele
Dodavatele CMR nebo DMS sysytému, kterého vyberete, může vybudovat a stejně snadno zničit váš uživatelský zážitek z CRM/DMS. Proto si raději udělejte svůj domácí úkol a vyberte si renomovaného dodavatele s několikaletou věrohodností produktu a služeb. Velkým přínos v tomto ohledu pro vás mají zkušenosti a názory reálných uživatelů z jiných firem s podobným zaměřením, jaké má ta vaše. Recenze DMS a CRM systémů na internetu mohou také být dobrým vodítkem, ale zde bohužel nemáte nikdy záruku, že si dodavatel některé z nich nenapsal sám nebo prostřednictvím svých známých. Vyhýbejte se nabídkám, které slibují „jedno řešení pro všechny vaše potřeby“ za neuvěřitelně nízké ceny – důvod, proč je cena tak neuvěřitelná, zpravidla brzy zjistíte. Seznam potřeb, který jste si vytvořili, doplňte o konkrétní otázky, které nechte zodpovědět několik vytipovaných dodavatelů. Už jen z jejich odpovědí poznáte, jak rychle a pružně dokážou reagovat i jakým tónem s vámi mluví. Poté už jen porovnejte odpovědi a ceny, abyste se mohli informovaně rozhodnout.
3. Chtějte jednoduché uživatelské rozhraní
Váš budoucí DMS nebo CRM systém by měl nabídnout intuitivní uživatelské rozhraní, které mohou vaši zaměstnanci snadno ovládat. Výkonná softwarová platforma s matoucím uživatelským rozhraním bude zaměstnance jen frustrovat. Podívejte se po systému, který je jednoduchý a efektivní, s jasnými příkazy a čistým vizuálním designem. I když bývá mnoho funkcí popsáno v uživatelských příručkách, je určitě lepší, když se do nich budete muset dívat co nejméně. V tomto ohledu bude nejjednodušší zaregistrovat se k bezplatné zkušební verzi, kterou každý seriózní dodavatel nabízí na svém webu. Pokud ji nenabízí, dejte rovnou ruce pryč.
4. Integrace je základ
Vaše CRM/DMS musí být schopno se plně integrovat s vašimi současnými softwarovými systémy, abyste nemuseli přepínat mezi jednotlivými aplikacemi při plnění každodenních úkolů. Ujistěte se, že váš nový software dokáže „mluvit“ s ostatními programy, které plánujete používat. Pro komplexnější řešení DMS zvažte implementaci sociálního intranetu, který zahrnuje správu dokumentů, komunikaci a plánování do jedné platformy. Toto si nejlépe ověříte při osobní konzultaci s dodavatelem a z existujících recenzí a referencí (případové studie), kde se často píše o tom, jaké integrace byly či mohou být provedeny.
5. Projektové řízení a škálovatelnost
Online systém pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) či správu dokumentů (DMS) je mnohem víc než digitální skříňka pro ukládání informací téměř o všem, co se ve firmě děje. Ty nejlepší také fungují jako systémy projektového řízení, resp. řízení pracovních postupů. Vyberte DMS nebo CRM systémy s funkcemi správy projektů, které splňují specifické potřeby vaší organizace. Ujistěte se, že platforma obsahuje také dostatečnou škálovatelnost pro vaši firmu, aby se váš software mohl přizpůsobit očekávanému budoucímu růstu vaší společnosti. Neméně důležité je pro vás vědět, jaká je kvalita a varianty zákaznické podpory. Dostatečně vypovídající odpověď vám poskytnou například komentáře zákazníků na sociálních sítích nebo různých online srovnávačích, pokud firma pravidelně nepromazává negativní příspěvky.
