S pověřeným správcem většinou SVJ a BD uzavírá smlouvu o výkonu práv a povinností spojených se správou společného majetku a zároveň i o vedení účetnictví. „Všem klientům opakovaně doporučujeme tyto smlouvy oddělit a upozorňujeme je na to, že žádná smlouva jim nezaručí kvalitně vykonanou správu.
Měli by jste se vzdělat a stát se kompetentní. Poznejte a přečtěte si Nový občanský zákoník.
SVJ a BD by si ve smlouvách se správcem měla ohlídat jak práva a povinnosti jednotlivých stran, tak zejména sankce za porušení povinností. Pouze pravidelná a důsledná kontrola činnosti správní firmy může odhalit nedostatky, na které je nutné správní firmu písemně upozornit a vyzvat k nápravě. Pokud firma nápravu neučiní, písemná výtka může sloužit jako důkaz, na základě kterého se lze odpovědnosti za škodu zbavit. Činnost správcovské firmy je nutné také formulovat ve stanovách SVJ či BD.
Problémy mohou nastat také při vymáhání nedoplatků od členů SVJ nebo družstev. Některé výbory a představenstva přenechávají tuto činnost správci, jelikož se obávají osobních konfliktů s neplatícími sousedy. Shovívavost některých SVJ a BD může často vést i k částečnému promlčení.
Zákon stanoví poměrně značné oznamovací povinnosti vlastníků jednotek. Kdo nabude jednotku do svého vlastnictví, je povinen oznámit osobě odpovědné za správu domu nabytí vlastnictví, včetně své adresy a počtu osob, které budou mít v bytě domácnost.
Totéž platí pro změny v počtu osob, které mají v bytě domácnost a bydlí v něm po dobu, která činí v souhrnu nejméně tři měsíce v jednom kalendářním roce. Vlastník je také povinen oznámit, že přenechal byt k užívání jiné osobě (např. jej dal do nájmu). V takovém případě je povinen současně oznámit i jméno a adresu osoby, které byt přenechal do užívání.
