Tag Archives: Gdpr

Zabezpečení elektronických dokumentů s osobními údaji

Osobní údaje v počítačích a ostatních elektronických zařízeních musí být zabezpečeny tak, aby byl k těmto datům znemožněn přístup neoprávněným osobám.

 

Přístup k osobním údajům v počítači může mít vždy pouze pracovník pověřený s danými údaji pracovat. Přístup k údajům by měl být zabezpečen na základě správně zvoleného hesla. U velkých a složitých systémů je nutné zajistit elektronické záznamy, které umožní ověřit, kdo a kdy data s osobními údaji užíval.

Zabezpečení dat s osobními údaji musí být zajištěno i při jejich převážení. Např. nenechávat počítače či datové nosiče bez dozoru v autě.

Osobní údaje je nutné chránit i při jejich zasílání elektronickou poštou. Doporučuje se soubory s větším množstvím dat s osobními údaji nebo s citlivými osobními údaji zasílat šifrované.

Posílání prostých e-mailů používaných v běžné komunikaci s obchodním partnerem není dle vyjádření ÚOOÚ porušením zákona.

Pokud si nevíte rady s řešením ochrany osobních údajů dle nařízení GDPR ve vaší firmě, poraďte se ve společnosti ANERI s.r.o. v Liberci.

http://dataosobni.cz/2018/10/19/zabezpeceni-elektronickych-dokumentu-s-osobnimi-udaji/

http://dataosobni.cz/reseni/

http://dataosobni.cz/nase-sluzby/

GDPR nařízení je již několik měsíců v platnosti

Již v květnu 2018 začalo platit nařízení Evropského parlamentu a Rady o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů – zkráceně GDPR nařízení, česky potom ONOOÚ. Tato směrnice přinesla nová práva a povinnosti při práci s daty o občanech EU. Je to tím pádem žhavé téma, které se týká velkého množství subjektů – téměř všech podnikatelů, firem a organizací, včetně veřejného sektoru. Seriozní organizace museli mít do května 2018 hotovou implementaci GDPR a ideálně i nezávislý GDPR audit.

Jak se GDPR dotklo firem?

Poměrně zásadním způsobem. Ve společnostech by měl být jmenován tzv. pověřenec dohlížející na ochranu osobních údajů. To však není jediná povinnost. Důležité je také zavedení nejrůznějších kodexů souvisejících s touto tématikou, včetně nových procesů a systémů. GDPR nařízení je zkrátka nevyhnutelnou zátěží, kterou musí pod pohrůžkou poměrně vysoké finanční sankce dodržovat skutečně každý. Zanedbání ochrany osobních údajů se může stát dokonce trestným činem.

Nařízení GDPR česky a s komentářem

Asociace za lepší ICT řešení připravila pro všechny firmy a podnikatele on-line verzi nového zákona o ochraně osobních údajů GDPR česky, včetně komentářů, návodů a vodítek regulátora. Protože se jedná o celoevropské nařízení, je znění GDPR zákona finální a závazné i v České republice. Některé aspekty, např. věkovou hranici dětí či úlevy pro malé podnikatele, může v mezích GDPR nařízení ještě upřesnit český Úřad na ochranu osobních údajů. Asociace na webu www.lepsi-reseni.cz průběžně aktualizuje přehled komentářů ÚOOU a seznam dodavatelů informačních systémů, kteří jsou schopni pomoci se zavedením nových požadavků na ochranu a zpřístupnění osobních údajů.

Vyžadování souhlasu se zpracováním osobních údajů

Mnozí správci osobních údajů požadují souhlas se zpracováním osobních údajů i v případě, kdy tento souhlas vůbec nepotřebují.

 

Špatné pochopení či nedbalé prostudování obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) vede k nadbytečnému vyžadování souhlasu se zpracováním osobních údajů. Mnozí správci a zpracovatelé požadují po svých zaměstnancích či klientech souhlas se zpracováním osobních údajů, přestože k tomuto zpracování mají jiný právní důvod. Právním důvodem je zpracování na základě zákona, smlouvy a dalších právních důvodů. V těchto případech je žádost o souhlas se zpracováním osobních údajů nejen zbytečná, ale může být pro subjekt údajů také obtěžující a je v rozporu s obecným nařízením. Zejména kvůli zbytečně vyžadovaným souhlasům se zpracováním osobních se plní e-mailové schránky lidí.

I v případě souhlasu se zpracováním osobních údajů musí správce i zpracovatel dodržovat veškerá stanovená pravidla. Osobní údaje lze i v tomto případě zpracovávat pouze za účelem, pro který byl souhlas udělen. V žádném případě není možné se souhlasy obchodovat.

Přesně porozumět textu obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) může být pro lajka složité. Menším a středním firmám a organizacím se určitě vyplatí využít zkušeností odborných firem nabízejících pomoc při zavádění GDPR. Jednou z takovýchto firem je společnost ANERI s.r.o. z Liberce. Odborně proškolení a certifikovaní pracovníci společnosti ANERI pomohou se zavedením potřebných opatření a zajistí průběžnou kontrolu plnění nařízení GDPR.

http://dataosobni.cz/2018/09/20/vyzadovani-souhlasu-se-zpracovanim-osobnich-udaju/

http://dataosobni.cz/reseni/

http://dataosobni.cz/nase-sluzby/

Každá firma zpracovávající osobní údaje by měla mít interní směrnice pro GDPR

Pokud hledáte na internetu vzorové interní směrnice pro GDPR, těžko najdete takovou, která bude odpovídat přesně vašim potřebám. Každá firma je jiná a jinak nakládá s osobními údaji.

 

Základem je udělat si jasno (nejlépe sepsat), jaká data jsou shromažďována, jak jsou chráněna a kdo k nim má přístup a kdo odpovídá za veškeré související procesy. Až budete směrnici sepisovat, nezapomeňte uvést: Podle jakého zákona (nařízení) je tvořena, od kdy je směrnice platná, jak se nakládá s daty s osobními údaji ve vaší firmě (jak jsou data pořizována, zpracovávána a ukládána). Důležité je uvést způsob ochrany a zabezpečení dat jak elektronických, tak tištěných. Směrnice by také měla obsahovat zásady bezpečnostních principů pro práci s daty. Určitě nesmíte zapomenout určit odpovědné osoby, osoby, které s daty nakládají a zpracovávají je včetně osob i firem externích, které na základě smlouvy pro vás data s osobními údaji zpracovávají. Každá směrnice také musí obsahovat ustanovení, kdo směrnici vydává a schvaluje.

Je pochopitelné, že pro mnohé menší a středně velké firmy je časově náročné podrobně studovat veškeré náležitosti související s GDPR. Takovýmto firmám se určitě vyplatí poradit se s odborníky a vyřešit otázku GDPR bez zbytečných starostí. Mezi společnosti, které nabízej pomoc nejen s vytvořením vnitrofiremních směrnic, ale i s kompletním zavedením GDPR ve firmách patří společnost ANERI s.r.o. z Liberce.

http://dataosobni.cz/reseni/

http://dataosobni.cz/nase-sluzby/

http://dataosobni.cz/2018/08/16/kazda-firma-zpracovavajici-osobni-udaje-by-mela-mit-interni-smernice-pro-gdpr/

Jak získat e-mail na zasílání newsletterů podle GDPR?

Abychom mohli zasílat prostřednictvím e-mailu newslettery, potřebujeme mít právní důvod ke zpracování e-mailu jako osobního údaje.

 

Jestliže zasíláme newsletter našemu zákazníkovi, se kterým máme obchodní vztah, a nabízíme mu související produkty, jedná se o zákonný důvod k zasílání newsletterů. Pokud ale jiný zákonný důvod nemáme, musíme mít souhlas.

Je důležité si uvědomit, že souhlas musí být dobrovolný a musí obsahovat informace, které osobní údaje jsou shromažďovány, kdo je zpracovává a za jakým účelem a po jak dlouhou dobu. Subjekt údajů (člověk, jehož osobní údaje jsou zpracovávány) musí být také informován o svých právech.

Dobrovolný souhlas znamená, že poskytnutí služby nesmí být podmíněno souhlasem se zasíláním newsletterů. Stejně platí, že za neposkytnutí souhlasu nesmí být subjekt údajů trestán. Ale platí, že za poskytnutí souhlasu může být subjekt údajů odměněn. Právě toho lze v marketingové praxi využít. Například: nabízím e-book za peníze, ale při poskytnutí e-mailu pro zasílání newsletterů je e-book zdarma. Nebo: nabízím slevu na příští nákup, pokud bude poskytnut e-mail pro zasílání newsletterů. Způsobů, jak získat dobrovolný souhlas za odměnu, je určitě mnoho. Pozor ale na tenkou hranici mezi odměnou a podmíněním souhlasu.

Pokud si nevíte rady, jakým způsobem získat souhlas k zasílání newsletterů, poraďte ve společnosti ANERI s.r.o. Marketingoví odborníci agentury ANERI jsou proškoleni v otázkách GDPR, a tak i vám určitě pomohou najít zákonný způsob, jak získat souhlas k zasílání newsletterů.

http://dataosobni.cz/povinnosti/

http://dataosobni.cz/zakladni-pojmy/

http://dataosobni.cz/2018/07/18/jak-ziskat-e-mail-na-zasilani-newsletteru-podle-gdpr/

Tento rok začalo platit GDPR nařízení

Co je GDPR nařízení? Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (anglicky General Data Protection Regulation, zkratka GDPR), plným názvem nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), je nařízení Evropské unie, jehož cílem je výrazné zvýšení ochrany osobních dat občanů.

Evropské nařízení o ochraně osobních údajů GDPR nabylo účinnosti 25. května 2018.

Stanovit pravidla ochrany fyzických osob v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů a pravidla pro pohyb osobních údajů. Nařízení chrání základní práva a svobody fyzických osob se zaměřením na právo ochrany osobních údajů. Volný pohyb osobních údajů v Evropské Unii není z důvodu ochrany fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů omezen ani zakázán.

A k čemu to všechno je?

Práv občanů přináší GDPR nařízení hodně. Občané mají přístup ke všem o nich uchovávaných údajům a musejí být informováni o tom, za jakým účelem se tato data zpracovávají. Pokud nejsou údaje potřeba, zpracovatel je musí vymazat. Pro výmaz existuje ještě několik dalších důvodů. Každý má také právo být zapomenut.

Nové nařízení

Nové zařízení přišlo zejména z důvodu, že stará legislativa ohledně ochrany osobních údajů platí již od roku 1995. Tehdy neexistovalo nic jako cloudová úložiště, sociální sítě a další technologie dnešní doby. Avšak ani GDPR nařízení nepokryje plně všechny moderní problémy. Nepočítá výslovně například s IoT (Internetem věcí) nebo BYOD (Bring Your Own Device – zaměstnanci si nosí do práce vlastní zařízení).

Jak je to s osobními údaji vedenými ve veřejných rejstřících přístupných na internetu?

Na internetu lze v dostupných veřejných rejstřících najít řadu osobních údajů. Každé zpracování osobních údajů však musí mít podle nařízení GDPR určitý právní základ. Osobní údaje uvedené na internetu například v obchodním rejstříku nebo v katastru nemovitostí jsou zveřejněné ze zákonných důvodů – plnění právní povinnosti.

Zákonem stanovená veřejnost určitého rejstříku však neznamená, že v takovémto rejstříku zveřejněné osobní údaje lze dále neomezeně zpracovávat či distribuovat.

Pro každé zpracování osobních údajů musí mít správce podle nařízení GDPR určitý právní důvod. S osobními údaji povinně zveřejněnými ve veřejně přístupných rejstřících nelze jen tak nakládat. Veřejnost osobních údajů sama o sobě totiž neznamená možnost jejich dalšího neomezeného zpracovávání.

Problematika GDPR je velmi obsáhlá a implementace všech nových nařízení do firemních pravidel je pro řadu firem složitý proces. V případě nejasností se určitě vyplatí poradit s odborníky.

http://dataosobni.cz/reseni/

http://dataosobni.cz/zakladni-pojmy/

http://dataosobni.cz/2018/06/26/jak-je-to-s-osobnimi-udaji-vedenymi-ve-verejnych-rejstricich-pristupnych-na-internetu/

 

GDPR začalo platit 25. května 2018

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR z anglické zkratky General Data Protection Regulation) bylo Evropským parlamentem a Radou vyhlášeno už v dubnu 2016. Tehdy se to hodně řešilo, nicméně panika velmi rychle ustala. Všechny uklidnilo, že budou novinky účinné až od 25. května 2018. Jenže již máme po tomto datu. Už několik týdnů se novým zařízením musíme řídit. Víte vůbec, o co jde? Do doby než vstoupilo v platnost GDPR nařízení jste byli vázáni pouze českým Zákonem o ochraně osobních údajů. Ochrana osobních údajů GDPR je mu nadřízená.

Co musí firmy podle GDPR nařízení dělat?

Nejdříve si pořádně nastudovat, co jim GDPR ukládá za povinnosti. Jestliže se musí tomuto nařízení podřídit v plném rozsahu, nezbývá než zavést patřičný kodex, procesy a systémy. Firmy musí šifrovat či anonymizovat citlivá data, pracovat s údaji jako s celkem. Měly by být schopné zobrazit uživateli osobní údaje, které o něm uchovávají, na požádání je upravit nebo smazat.

GDPR nařízení lze pojmout i jako příležitost konečně zmodernizovat firemní informační systém, zvýšit bezpečnost a celkově vylepšit procesy práce s informacemi.

Kde vzít informace?

Celé znění GDPR nařízení je k dispozici česky, najdete ho různě na internetu. Po ČR také probíhají školení na toto téma, své služby nabízí i odborníci. Možnou cestou je rovněž GDPR certifikace, v rámci níž vám auditor pomůže doladit procesy, systémy i kodexy, aby odpovídaly GDPR směrnici. Takový certifikát může navíc u zákazníků a obchodních partnerů vybudovat dojem důvěry. Důležité je začít jednat. GDPR se vyhnout nelze a čím déle budete strkat hlavu do písku, tím bude pak příprava náročnější.

Více informací o GDPR nařízení najdete zde:
https://lepsi-reseni.cz/ochrana-osobnich-udaju-gdpr/

Rozesílání newsletterů a GDPR

Tak jako pro všechna zpracování osobních údajů je potřeba mít pro zpracování osobních údajů nějaké zákonné oprávnění, je takovéto zákonné oprávnění nutné i při zpracování osobních údajů za účelem hromadného rozesílání newsletterů prostřednictvím e-mailů.

 

Oprávněný důvod pro zasílání obchodních sdělení je v případě, že jsou zákazníkovi, který již nakoupil nějaké zboží či služby, nabízeny doplňkové služby či výrobky související s předcházející transakcí a lze předpokládat, že zákazník může takovouto komunikace očekávat. V ostatních případech je pro zasílání newsletterů potřeba nejprve souhlas subjektu údajů za účelem zpracování jeho osobních údajů pro tyto účely.

Aby byl udělený souhlas platný, musí splňovat podmínky, které GDPR stanovuje. Souhlas musí být výslovný, prokazatelný, informovaný a nesmí být ničím podmíněný. Žádost o takovýto souhlas musí být srozumitelný a musí obsahovat popis účelu zpracování, způsob zpracování a informací, kdo a po jakou dobu osobní údaje zpracovává a jak jsou tyto údaje chráněny. Každý subjekt údajů musí být ještě informován o svých právech, zejména pak že souhlas lze kdykoliv odvolat a jakým způsobem.

http://dataosobni.cz/2018/05/28/rozesilani-newsletteru-a-gdpr/

http://dataosobni.cz/zakladni-pojmy/

http://dataosobni.cz/povinnosti/

Ověřené informace v oblasti GDPR

General Data Proteciton Regulation, GDPR, či hezky česky Obecné nařízení na ochranu osobních údajů. Toto opatření přicházející z Evropského parlamentu a Rady začne platit už v květnu tohoto roku, a jelikož EU hrozí vysokými pokutami, mnohé firmy z něj mají strach. Ty zodpovědnější už si dávno našly vlastního konzultanta, ale co má dělat zbytek? GDPR nařízením chce EU docílit toho, aby měli lidé větší kontrolu nad osobními údaji, které o nich uchovávají nejrůznější firmy. Stojíte-li v pozici fyzické osoby, můžete se tedy radovat. GDPR vám život neztíží, spíš naopak. Pakliže se ale musíte na situaci dívat ze strany firmy, začínáte možná být poněkud zoufalí. GDPR nařízení se blíží a většina lidí stále neví, jak se na něj připravit.

Nejste na GDPR sami

Máte pocit, že se v problematice GDPR ztrácíte a netušíte, kde začít? V žádném případě nový zákon nepodceňujte, protože za nedodržení hrozí skutečně vysoký postih. Můžete se však obrátit na někoho, kdo vám poskytne odbornou konzultaci, provede datový audit, audit kodexu ochrany osobních údajů, připraví vnitřní směrnice nebo realizuje kompletní GDPR audit. S veškerými problémy souvisejícími s nařízením GDPR vám pomohou odborníci z Asociace za lepší ICT řešení. V rámci neziskové organizace působí specialisté, kteří sdílí své zkušenosti s firmami a institucemi – společně se snaží o nalezení optimálního řešení.

Je tu on-line GDPR audit zdarma

Chcete-li se dozvědět, jak se na vaši firmu vztahují povinnosti související s evropskou GDPR směrnicí, využijte možnost bezplatného on-line auditu, který najdete na webových stránkách www.lepsi-reseni.cz. GDPR audit vám objasní vše, co byste měli ohledně ochrany osobních údajů vědět, a případně i možnosti, jak se některým povinnostem vyhnout. Stačí, když vyplníte formulář – výslednou zprávu obdržíte e-mailem. Zmíněný on-line GDPR audit je zdarma, ovšem můžete zvolit i druhou variantu – podrobnější rozbor s osobní účastí certifikovaného konzultanta a konkrétní návody na řešení ve vaší firmě. Dostanete detailní odpovědi a seznam kroků, které musíte učinit, abyste vyhověli všem zákonným požadavkům. Zároveň obdržíte doporučený kodex ochrany osobních údajů vhodný pro vaše podnikání a plán projektu implementace. Po dobu jednoho roku bude dostávat aktualizovaná doporučení dle případných změn legislativy či doporučení regulátora. Další výhodou GDPR auditu je výrazně rychlejší a levnější případná certifikace.