Category Archives: Rady, Tipy

Pro firmu jsou důležití spokojení a úspěšní zaměstnanci

Pokud chceme vybudovat úspěšnou firmu, potřebujeme spokojené a úspěšné zaměstnance. Spokojený zaměstnanec je loajální a úspěšný pracovník je pro firmu efektivnější.

 

Dobré jméno firmy nelze budovat bez spokojených zaměstnanců. Spokojení zaměstnanci šíří i mimo firmu ve svém okolí pozitivní informace o firmě a vytvářejí příjemnou atmosféru na pracovišti. Pokud jsou zaměstnanci spokojení, snižuje se také jejich fluktuace. Spokojenost zaměstnanců lze podporovat různými benefity, větší provázaností vedení firmy a řadových pracovníků, informováním o dění ve firmě a o plánech do budoucnosti. Zaměstnanci musí cítit, že jsou součástí firmy.

Pro firmu je velice důležité, aby zaměstnanci cítili, že jsou úspěšní. Právě úspěšní zaměstnanci podávají vyšší výkony a jsou pro firmu efektivnější. Aby se cítili zaměstnanci úspěšní, je důležité je motivovat. Pro někoho je úspěchem, že dosáhne na vyšší plat, pro někoho je úspěchem, pokud se dostane na vyšší pracovní pozici a někdo se cítí úspěšný, pokud například dokáže díky svému zlepšovacímu nápadu zefektivnit výrobu. Pro každého je úspěch něco jiného.

Jak pracovat se zaměstnanci, aby byli spokojení a jak je motivovat, je složité. Jak na to vám poradí ve společnosti ANERI s.r.o. z Liberce. Zkušení pracovníci společnosti ANERI po krátké analýze stavu ve vaší firmě navrhnou řešení a postupy, které budou efektivní a povedou ke zvýšení spokojenosti zaměstnanců a navrhnou řešení, jak zaměstnance motivovat.

https://www.aneri.cz/sluzby/firemni-poradna/

https://www.aneri.cz/sluzby/poradani-akci/

https://www.aneri.cz/2019/06/24/pro-firmu-jsou-duleziti-spokojeni-a-uspesni-zamestnanci/

Kvalitní PR buduje dobré jméno firmy

Udržování a budování dobré image firmy je důležitým předpokladem úspěšné firmy. Nástrojem pro budování vztahů s veřejností je Public Relations (PR).

 

Úkolem PR je budování dobrého jména firmy. Jedná se o dlouhodobou cílevědomou činnost, prostřednictvím které jsou poskytovány informace široké veřejnosti a získávány zpětné vazby.

Tak jako reklama je Public Relations součástí marketingového mixu. Na rozdíl od reklamy se ale jedná o dlouhodobou soustavnou činnost, jejímž prioritním cílem není prodej určitého produktu. Pro PR je nejdůležitější udržet a zlepšovat dobrou image firmy.

Přestože PR přímo neprodává, zvyšuje prodej. PR pomáhá, aby lidé důvěřovali značce a potažmo nabízeným produktům.

Mezi nástroje PR určitě stále patří tiskové zprávy, články v tisku, tiskové konference a komunikace s médii. Nedílnou součástí PR je také komunikace se zaměstnanci, pořádání firemních akcí, vydávání firemního newsletteru a budování loajality zaměstnanců. Mezi další formy PR patří sponzoring a charita. V současnosti patří mezi silné nástroje PR internet a zejména sociální sítě.

Pro úspěšné řešení PR jsou důležité dobré vztahy s novináři a schopnost komunikovat s médii, a to i v situacích pro firmu nepříznivých. Řešení PR na požadované úrovni je pro mnohé firmy svépomocí nereálné. Zejména středním a menším firmám se vyplatí spolupráce s profesionální PR agenturou. Mezi zkušené agentury, které poskytují komplexní marketingové služby včetně PR, patří společnost ANERI s.r.o. z Liberce.

 

https://www.aneri.cz/sluzby/marketingova-strategie/

https://www.aneri.cz/sluzby

https://www.aneri.cz/2019/05/23/kvalitni-pr-buduje-dobre-jmeno-firmy/

Uvedení jmen zaměstnanců na firemních webových stránkách a ochrana osobních údajů

Mnohé firmy, úřady i organizace na svých webových stránkách uveřejňují některé kontaktní údaje na své zaměstnance. Nemůže však být takové zveřejnění osobních údajů v rozporu s ochranou osobních údajů dle nařízení GDPR?

 

V sekci kontakty na firemních internetových stránkách mnohdy můžeme najít jméno a příjmení, služební telefon a firemní internetovou adresu nejen na statutární zástupce firmy, ale i na pracovníky na pozicích vedoucích zaměstnanců i na obchodní zástupce.

Dle názoru ÚOOÚ zveřejněném na webu úřadu plyne, že zaměstnavatel je oprávněn sdělovat ty osobní údaje zaměstnance, které se týkají výlučně jeho pracovních aktivit a zjevně nevypovídají o jeho soukromém životě. Jedná se tak o oprávněný důvod zaměstnavatele.

Nakládání s osobními údaji zaměstnanců nelze brát na lehkou váhu. Zpracovávat osobní údaje zaměstnance, které se týkají jeho osobního života a není-li pro toto zpracování dána některá ze zákonných výjimek, lze pouze s výslovným souhlasem zaměstnance.

Pokud si nevíte rady s řešením ochrany osobních údajů dle nařízení GDPR ve vaší firmě, poraďte se ve společnosti ANERI s.r.o. v Liberci.

http://dataosobni.cz/zakladni-pojmy/

http://dataosobni.cz/reseni/

http://dataosobni.cz/2019/04/17/uvedeni-jmen-zamestnancu-na-firemnich-webovych-strankach-a-ochrana-osobnich-udaju/

Novinky v oblasti automatizace a AI

Asociace za lepší ICT řešení přináší pravidelné shrnutí zajímavých článků z odborného tisku a specializovaných webů z uplynulého čtvrtletí z oblastí ERP, CRM, DMS, AI, BI, digitalizace, chatbotů.

ERP, CRM a DMS

S příchodem roku 2019 byly v odborných článcích hojně zastoupeny úvahy o trendech v ICT. Odborníci vidí jako soustavný směr využívání cloudu nebo přechod na něj, ale také blockchain, automatizaci procesů a rozvoj AI. Naopak jako trendy které ustupují vidí ERP systémy, IoT nebo CRM řešení. Co se týče investování do rozvoje firem, odborníci doporučují zahájit digitální transformaci firemního pracovního prostředí, popřípadě při volbě nového ERP zvážit i méně viditelné faktory jako jsou podpora vedení podniku vůči novému ERP a nebo open source.

Články a řešerše pro podnikové informační systémy (ERP, CRM, DMS) najdete zde.

AI, BI, digitalizace, chatboti

Použití chatbotů, robotizace podniků nebo RPA jsou pojmy, které je nutné v současné  době znát, protože už se dnes netýkají jenom výroby, ale zasahují také do managementu firmy a vytvářejí hybridní pracoviště. Články v prvním čtvrtletí 2019 nás seznamují s možnostmi, které tyto technologie mají, ať už v podobě jednoduchého procesu jako je reakce na e-mail až po složitější nasazení většího počtu botů v ERP. Některé články přináší i praktické rady jak tyto technologie zavést reálně v české firmě.

Datová centra

Dle informací IDC investice do nasazení cloudových prostředí celosvětově poprvé v roce 2018 překonala výdaje na tradiční infrastrukturu. I proto je dobré sledovat vývoj trendů cloudových řešení a nejen jich. K trendům v ČR patří pro rok 2019 pokročilé analytické metody a blockchain a také HCI, ve světě je to pak CI (Continuous Intelligence) a vysvětlitelná AI. Co se týče zabezpečení a ztráty dat, článek z časopisu IT systems upozorňuje na to, jak řešit a nastavit Disaster Recovery a Business Continuity pro případ ztráty firemních dat.

Články a řešerše pro datová centra najdete zde.

 

Kontakty:

Asociace za lepší ICT řešení, o.p.s.
Husinecká 903/10
13000 Praha 3
IČ: 016 74 846

www.lepsi-reseni.cz
office@lepsi-reseni.cz
(+420) 226 259 729

Ochrana osobních údajů při zajištění BOZP

Při zajišťování bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP) dochází ke zpracování osobních údajů.

 

Zajištění BOZP zaměstnanců je zákonnou povinností každého zaměstnavatele a zpracování osobních údajů je nezbytné pro plnění právní povinnosti. Ve většině případů tak není důvod vyžadovat od zaměstnanců souhlas se zpracováním osobních údajů.

Při zajišťování BOZP dochází i ke zpracování zvláštní kategorie osobních údajů. Jedná se zejména o evidenci pracovních úrazů, o zdravotním stavu či ztíženém společenském uplatnění i evidence velikostí osobních ochranných pracovních prostředků (OOPP). I v těchto případech platí, že se jedná o plnění právní povinnosti zaměstnavatele a souhlas se zpracováním osobních údajů není požadován.

Mnohé firmy zajišťují BOZP prostřednictvím externí firmy. Tato firma v případě nakládání s osobními údaji zaměstnanců je tak zpracovatelem. Mezi správcem a zpracovatelem musí být uzavřena smlouva o zajištění ochrany osobních údajů. Odpovědnost i nadále zůstává na správci osobních údajů. Zpracovatel zpracovává osobní údaje pouze na základě písemného požadavku správce. Zpracovatel bez písemného povolení správce nesmí předávat osobní údaje ke zpracování dalšímu zpracovateli.

V případě nejasností týkajících se nakládání s osobními údaji při zajišťování BOZP ze strany správce se můžete poradit s proškolenými pracovníky v otázkách GDPR ze společnosti ANERI s.r.o.

http://dataosobni.cz/2019/03/18/ochrana-osobnich-udaju-pri-zajisteni-bozp/

http://dataosobni.cz/zakladni-pojmy/

http://dataosobni.cz/reseni/

Výmaz osobních údajů na základě požadavku subjektu údajů

Pokud jste upravili své procesy dle GDPR a máte přehled kde a jaká data zpracováváte, lehce se s požadavkem na výmaz osobních údajů vypořádáte.

 

Jestliže nezpracováváte osobní údaje na základě souhlasu subjektu údajů a dodržujete veškeré termíny na zpracování osobních údajů dané ostatními zákony a předpisy, je žádost o výmaz bezpředmětná a můžete obratem žadatele informovat, proč jeho žádosti nemůžete vyhovět.

Pokud nemáte GDPR vyřešeno, začněte se požadavkem o výmaz osobních údajů zabývat. Na vyřešení máte 1 měsíc. Nejprve si ověřte, že žadatelem je opravdu ten, jehož data mají být vymazána. Pokračujte tím, že si zmapujete, jaká data a kde zpracováváte a zda pro vás tato data zpracovávají i vaši zpracovatelé. Až budete mít přehled, jaká data zpracováváte, ujasněte si, na základě jakého důvodu je zpracováváte. Pokud osobní údaje zpracováváte na základě souhlasu a nemáte pro jejich zpracování jiný právní důvod, musíte na požádání osobní údaje vymazat. Nezapomeňte na tuto povinnost upozornit i zpracovatele, kteří na základě vašeho požadavku osobní data zpracovávají, aby také provedli výmaz.

Jestliže osobní údaje zpracováváte na základě smlouvy, objednávky, daňové povinnosti, oprávněného zájmu či jiné zákonné povinnosti, výmaz provést nemůžete a pouze o této skutečnosti žadatele informujete.

Je pochopitelné, že pro každou firmu je zavedení GDPR nemalou zátěží administrativní, časovou i finanční. Žádné organizaci nic nebrání v tom, využít služeb externích konzultantů pro úkoly související s ochranou osobních údajů. Mezi firmy nabízející pomoc, poradenství a konzultace při zavádění GDPR ve firmách patří společnost ANERI s.r.o. z Liberce.

Vyřešením ochrany osobních údajů dle GDPR a přijetím potřebných opatření firma předchází problémům, následným starostem a případným pokutám.

http://dataosobni.cz/zakladni-pojmy/

http://dataosobni.cz/reseni/

Sídlo firmy v Praze 1, 2, 3 a 9

Seriózní firmy poskytují při založení s.r.o. svým klientům rovněž virtuální sídlo firmy i s denní recepcí. Klientům ušetří nemalé náklady spojené s prací asistentky a recepční. Asistentku si tak mohou dovolit i podnikatelé, kteří svou činnost vykonávají sami, bez zaměstnanců. Pracovníci recepce zajistí přebírání pošty a o každé došlé zásilce svého klienta informují. Klienti si pak mohou zvolit způsob přebírání korespondence:

  • osobní vyzvednutí kdykoliv během dne na recepci,
  • pravidelné přeposílání pošty na adresu jiné provozovny klienta nebo
  • skenování a okamžité posílání emailem.

Co vše díky virtuálnímu sídlu můžete mít

Virtuální sídlo firmy s recepcí svým klientům zajistí přesměrování, přepojování i vyřizování telefonátů. To ocení podnikatelé, kteří jsou často na cestách a u svých zákazníků. Proškolená recepční volajícím poskytne základní informace a převezme vzkaz. Pokud podnikatel potřebuje vést obchodní jednání v centru Prahy, není nic jednoduššího, než využít své sídlo firmy, kde je plně vybavená kancelář. Klienti si zde mohou také zarezervovat zasedací místnost včetně pracovny, ve které se připraví na jednání se svými zákazníky. Asistentky na recepci pak zajistí veškeré kopírování i občerstvení.

Firmy poskytující službu virtuální sídlo firmy nabízí svým klientům kompletní servis, od založení s.r.o. po externí vedení účetnictví, přípravu obchodních smluv a zastupování před úřady. Už samotné založení s.r.o. je časově náročné a spočívá v několika úkonech:

  • sepsání zakladatelské listiny
  • prokázání složení základního kapitálu,
  • zápis firmy do obchodního rejstříku,
  • zřízení živnostenského oprávnění,
  • přihlášení na finančním úřadě.

Co neopomenout při založení s.r.o.

Při zakládání společnosti se může stát, že na některé úřady půjdeme vícekrát, neboť bude nutné doložit další dokumenty a další skutečnosti. Tím se může založení firmy protáhnout. Pokud proces založení s.r.o. a umístění virtuálního sídla firmy svěříme profesionální externí firmě, můžeme začít podnikat do 10 dní. Mezitím můžeme dokončovat poslední práce před rozjezdem podnikání. Firmy, které podnikatelům se zakládáním společností pomáhají, s nimi často spolupracují i po jejich založení. Daňoví poradci, účetní specialisté a advokáti pomáhají klientům eliminovat rizika postihu ze strany úřadů. Klientům tak umožní efektivnější využití času k jejich podnikání.

Ochranu osobních údajů stéle ještě nemají všechny firmy vyřešenu

Přestože média se nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) už téměř nevěnují, nařízení opravdu platí a období klidu, ve kterém ÚOOÚ slibuje toleranci k případným prohřeškům, nebude trvat věčně.

Vzhledem k riziku pokut se určitě vyplatí přijmout základní opatření a řídit se potřebnými pravidly při ochraně osobních údajů.

 

Ne všichni lidé jsou přející, a tak se každé firmě může stát, že nespokojený zákazník či zaměstnanec nebo konkurence upozorní kontrolní úřad na nedostatky při nakládání s osobními údaji. Kontrola pracovníků Úřadu na ochranu osobních údajů na sebe nenechá dlouho čekat. Připravte se na tuto kontrolu včas a dejte si alespoň základní věci do pořádku.

V případě kontroly pracovníků ÚOOÚ musíte být schopni doložit řadu dokladů, mezi kterými nemůžou chybět vnitrofiremní směrnice nakládání s osobními údaji, smlouvy se zpracovateli osobních údajů a doložitelné dokumenty o informování zaměstnanců. Důležité je také vyřešení zabezpečení elektronických dat s osobními údaji.

Pokud vám ještě nějaké kroky či případné dokumenty k zavedení GDPR ve vaší firmě chybí a chcete se poradit, neváhejte kontaktovat pracovníky společnosti ANERI s.r.o. z Liberce. V případě vašeho zájmu vám přímo pro vaši firmu vypracují potřebné dokumenty a smlouvy certifikovaní konzultanti GDPR.

http://dataosobni.cz/zakladni-pojmy/

http://dataosobni.cz/reseni/

http://dataosobni.cz/2019/01/24/ochranu-osobnich-udaju-stele-jeste-nemaji-vsechny-firmy-vyresenu/

Požadavky na získání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Dle nařízení GDPR se mění požadavky na získání souhlasu se zpracováním osobních údajů. V případě souhlasu se musí jednat o jednoznačný projev vůle, souhlas musí být poskytnut svobodně a subjekt údajů musí být dostatečně informovaný.

 

V první řadě správce údajů musí řádně vyhodnotit, zda ke zpracování osobních údajů souhlas potřebuje nebo zda může osobní údaje zpracovávat  na základě jiných právních důvodů.

Pakliže je souhlas se zpracováním osobních údajů nutný, musí být splněna řada předepsaných náležitostí. Již jsme se zmínili, že souhlas musí být poskytnut svobodně a nesmí být ničím podmíněn. Subjekt údajů musí být informován o účelu zpracování jeho osobních údajů, o typech zpracovávaných údajů a o délce zpracovávání údajů. Správce musí poskytnout informace o totožnosti a kontaktních údajích správce a případného pověřence pro ochranu osobních údajů, je-li jmenován.

Subjekt údajů musí být také informován, kdo má k jeho osobním údajům přístup včetně všech zpracovatelů. Jestliže správce poskytuje osobní údaje do zahraničí, i o tom musí být subjekt údajů předem informován. Subjekt údajů by měl být informován i o tom, že bude docházet k automatickému rozhodování a profilování. Mezi základní práva subjektu údajů patří přístup k osobním údajům zpracovávaných správcem, právo na opravu a právo na výmaz případně právo na omezení zpracování. Subjekt údajů má také právo na přenositelnost údajů.

V případě nejasností týkajících se udělování souhlasu se zpracování osobních údajů ať už ze strany správce nebo ze strany subjektu údajů se můžete poradit s proškolenými pracovníky v otázkách GDPR ze společnosti ANERI s.r.o.

http://dataosobni.cz/reseni/

http://dataosobni.cz/nase-sluzby/

http://dataosobni.cz/

Zabezpečení elektronických dokumentů s osobními údaji

Osobní údaje v počítačích a ostatních elektronických zařízeních musí být zabezpečeny tak, aby byl k těmto datům znemožněn přístup neoprávněným osobám.

 

Přístup k osobním údajům v počítači může mít vždy pouze pracovník pověřený s danými údaji pracovat. Přístup k údajům by měl být zabezpečen na základě správně zvoleného hesla. U velkých a složitých systémů je nutné zajistit elektronické záznamy, které umožní ověřit, kdo a kdy data s osobními údaji užíval.

Zabezpečení dat s osobními údaji musí být zajištěno i při jejich převážení. Např. nenechávat počítače či datové nosiče bez dozoru v autě.

Osobní údaje je nutné chránit i při jejich zasílání elektronickou poštou. Doporučuje se soubory s větším množstvím dat s osobními údaji nebo s citlivými osobními údaji zasílat šifrované.

Posílání prostých e-mailů používaných v běžné komunikaci s obchodním partnerem není dle vyjádření ÚOOÚ porušením zákona.

Pokud si nevíte rady s řešením ochrany osobních údajů dle nařízení GDPR ve vaší firmě, poraďte se ve společnosti ANERI s.r.o. v Liberci.

http://dataosobni.cz/2018/10/19/zabezpeceni-elektronickych-dokumentu-s-osobnimi-udaji/

http://dataosobni.cz/reseni/

http://dataosobni.cz/nase-sluzby/